1
Allgemeine Bestimmungen
1.1
Das Bestellformular und diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden kurz "AGB") regeln die Geschäftsbeziehung (im Folgenden kurz "Geschäftsbeziehung") zwischen der ibana Software GmbH, mit der Geschäftsanschrift Heiligenstädter Straße 31/2/402, 1190 Wien, Österreich, eingetragen im österreichischen Firmenbuch unter FN 383463 t (im Folgenden kurz "ibana") und dem Kunden, der die im Bestellformular ausgewählten und unter Punkt 2 beschriebenen Leistungen von ibana in Anspruch nimmt (im Folgenden kurz "Kunde") abschließend. Für allgemeine Anfragen zur Geschäftsbeziehung steht ibana unter [email protected] von Montag bis Freitag mit Ausnahme von gesetzlichen Feiertagen in der Zeit zwischen 9 und 17 Uhr MEZ zur Verfügung.
1.2
Der Kunde bestätigt, ein Unternehmer im Sinne des § 1 des österreichischen Unternehmensgesetzbuches (UGB) oder vergleichbarer ausländischer Vorschriften zu sein und die Leistungen von ibana im Rahmen seiner unternehmerischen Tätigkeit zu beziehen. Die Bestimmungen des österreichischen Konsumentenschutzgesetzes (KSchG) oder vergleichbarer ausländischer Vorschriften sind nicht auf die Geschäftsbeziehung anwendbar.
2
Vertragsschluss, Widerrufsrecht
2.1
Der Vertrag wird im Falle eines monatlichen oder jährlichen Pakets geschlossen, indem der Kunde den Bestellschein (Angebot) auf der Bestellseite von ibana ausfüllt.
2.2
Im Falle eines individuellen Pakets, wird dieses dem Kunden nach Ausfüllen des Bestellscheins von ibana erstellt und zugeschickt. Der Vertrag wird sodann geschlossen, indem der Kunde das Paket schriftlich (Email genügt) billigt (Angebot) und ibana dieses Angebot durch eine schriftliche Bestätigung (Email genügt) annimmt.
2.3
Das Entgelt für die von ibana erbrachten Leistungen wird im Bestellschein (Angebot) festgesetzt und ist zu den im Bestellschein angegebenen Zahlungsterminen spesen- und abzugsfrei zu entrichten. Der Kunde entrichtet das Entgelt in der im Bestellschein angegebenen Währung, im Zweifel in Euro.
2.4
Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen. Der Kunde hält ibana zudem für sämtliche zweckentsprechenden und notwendigen Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen sowie sonstigen Nachteile aus einem etwaigen Zahlungsverzug schadlos.
3
Von ibana erbrachte Leistungen und Nutzungsbeschränkungen
3.1
Die ibana Platform ist eine Cloud-basierte Software. Dem Kunden werden die im Bestellschein konkret genannte Kombination an Funktionen (im Folgenden "Software") für die Dauer der Software-Subskription via Onlinezugang (Website) zur Verfügung gestellt. ibana räumt dem Kunden Zug-um-Zug gegen Zahlung der Nutzungsgebühr durch den Kunden ein nicht ausschließliches, zeitlich auf die Laufzeit dieser Vereinbarung beschränktes, nicht übertragbares Recht ein, auf die Software und die dazugehörige Dokumentation (die Software und die Dokumentation gemeinsam als "Material" bezeichnet) in Übereinstimmung mit diesen AGB und den Angaben der Dokumentation und unbeschadet der zwingenden gesetzlichen Vorschriften gemäß des auf der Bestellseite angegebenen Nutzungsumfangs mittels der vom Kunden erstellten Log-In-Daten zuzugreifen und für eigene Geschäftszwecke nach vorstehender Maßgabe zu nutzen.
3.2
ibana verpflichtet sich für eine Verfügbarkeit von 99% bezogen auf ein Vertragsjahr. Verfügbar bedeutet, dass die Nutzung der Software möglich ist oder aus Gründen unmöglich ist, die außerhalb des Einfluss- und Verantwortungsbereichs des Anbieters liegen.
3.3.
ibana Funktionen
3.3.1.
Funktion Eingangsrechnungen:
(a)
ibana empfängt via E-Mail-Weiterleitung oder Upload Eingangsrechnungen vom Kunden. Die Software analysiert diese Rechnungen mittels Optical Character Recognition (OCR) und künstlicher Intelligenz (KI), um die Rechnungsdaten auszulesen. Anschließend kann vom Kunden ein Freigabeprozess gestartet werden, in dem Nutzer:innen die Rechnung freigeben können. Als letzter Schritt wird ein Export der Daten angeboten.
(b)
Haftungsausschluss: ibana übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Fehlerfreiheit der durch OCR und KI ausgelesenen Daten, sofern der Fehler nicht auf eine Verletzung der Pflichten von ibana, insbesondere der im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen, zurückzuführen ist. Der Kunde ist verpflichtet, die extrahierten Daten zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.
3.3.2.
Funktion Überweisungsmanagement:
(a)
In ibana können Überweisungen aus Eingangsrechnungen oder per Upload erstellt werden. Diese können zu Zahlläufen gruppiert werden. Wie bei den Eingangsrechnungen (vgl. 3.3.1) kann vom Kunden ein Freigabeprozess gestartet werden. Nach erfolgreicher Freigabe wird ein Export der Überweisungsdaten angeboten.
(b)
ibana bietet dem Kunden an, Überweisungsdaten automatisiert auf Auffälligkeiten zu prüfen. Dies geschieht mittels eines Prozesses, der die Überweisungsdaten anhand eines lernenden Algorithmus prüft und auffällige Überweisungen identifiziert. Die Prüfkriterien können folgende, nicht-ausschließliche Merkmale enthalten: Betrag, Währung, Sitz des Empfängers. Der Algorithmus gleicht die Überweisungsdaten mit bekannten Überweisungen des Kunden ab, erstellt so Muster und identifiziert Überweisungen, die nicht den bekannten Mustern entsprechen. Dem Kunden steht es sodann offen, wie mit dieser Information fortgefahren werden soll.
(c)
Haftungsausschluss: In jedem Fall übernimmt ibana keinerlei Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Fehlerlosigkeit des unter Punkt 3.3.2 (b) beschriebenen Prüfprozesses, seiner Ergebnisse und deren Folgen. Insbesondere übernimmt ibana keinerlei Haftung dafür, dass jene Überweisungen, die im Rahmen des Prüfprozesses als unauffällig eingestuft und daher nicht identifiziert wurden, richtig, vollständig, fehlerlos und nicht betrügerisch sind. Gleichsam übernimmt ibana keinerlei Haftung dafür, dass jene Überweisungen, die im Rahmen des Prüfprozesses identifiziert wurden, tatsächlich unrichtig, unvollständig, fehlerhaft oder betrügerisch sind. Für etwaige dem Kunden oder dem Endkunden entstehende Schäden oder sonstige Nachteile (wie etwa Reputationsschäden, Verzugszinsen, etc.), die aus einem Unterbleiben oder einer Verzögerung der Durchführung einer identifizierten Überweisung resultieren, übernimmt ibana keinerlei Haftung. Die Haftungsausschlüsse dieses Punktes gelten nicht, sofern der Fehler auf eine Verletzung der Pflichten von ibana, insbesondere der im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen, zurückzuführen ist.
3.3.3.
Funktion KI-Agent:
ibana stellt dem Kunden einen KI-gestützten Agenten zur Verfügung, über den Nutzer:innen Fragen zu den im ibana-Konto des Kunden gespeicherten Daten stellen und Auswertungen anfordern können. Der Agent greift ausschließlich auf die Daten der Organisation des Kunden zu. In der Standardkonfiguration verfügt der Agent ausschließlich über Lesezugriff. Agenten mit Schreib- oder Freigaberechten (z.B. zur Freigabe von Rechnungen) sind nur aktiv, wenn der Kunde diese ausdrücklich konfiguriert; sie unterliegen denselben Berechtigungen, Freigaberegeln und Prüfmechanismen wie Nutzer:innen.
Haftungsausschluss: ibana übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der vom KI-Agenten erzeugten Antworten und Auswertungen, sofern der Fehler nicht auf eine Verletzung der Pflichten von ibana, insbesondere der im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen (z.B. Mandantentrennung, Berechtigungsprüfung), zurückzuführen ist. Konfiguriert der Kunde Agenten mit Schreib- oder Freigaberechten, entscheidet der Kunde über deren Einsatz und Umfang und ist verpflichtet, Konfiguration und Ergebnisse regelmäßig zu überprüfen.
3.3.4.
Funktion Forderungsmanagement:
ibana empfängt via E-Mail-Weiterleitung oder Upload Ausgangsrechnungen des Kunden. Hat der Kunde ein Bankkonto mit ibana verknüpft, gleicht die Software eingehende Zahlungen automatisiert mit offenen Ausgangsrechnungen ab. Bei hoher Übereinstimmung erfolgt eine automatische Zuordnung, andernfalls ein Zuordnungsvorschlag oder keine Zuordnung; der Kunde kann Zuordnungen jederzeit manuell vornehmen oder korrigieren.
Die Verknüpfung des Bankkontos erfolgt über einen zugelassenen Kontoinformationsdienstleister (derzeit finAPI GmbH oder GoCardless SAS). Ergänzend gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters, denen der Kunde bei der Verknüpfung zustimmt.
Der Kunde kann Zahlungserinnerungen konfigurieren, die ibana per E-Mail an die Kund:innen des Kunden versendet. Für Inhalt, Zeitpunkt und Rechtmäßigkeit der Zahlungserinnerungen (z.B. Mahnspesen, Verzugszinsen) ist ausschließlich der Kunde verantwortlich.
Haftungsausschluss: ibana übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der automatischen Zuordnung von Zahlungseingängen und der Zuordnungsvorschläge, sofern der Fehler nicht auf eine Verletzung der Pflichten von ibana, insbesondere der im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen, zurückzuführen ist. Der Kunde ist verpflichtet, die Zuordnungen zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.
3.4
ibana räumt dem Kunden ein nicht ausschließliches, zeitlich auf die Laufzeit des Vertrages beschränktes, nicht übertragbares Recht ein, auf die Software und die dazugehörige Dokumentation zuzugreifen und sie für eigene Geschäftszwecke zu nutzen.
4
Pflichten des Kunden
4.1
Trotz Verwendung modernster Technologien können bei der Datenauslese und -übertragung Fehler nicht ausgeschlossen werden. Der Kunde hat die Möglichkeit und die Verpflichtung, für die Richtigkeit der Daten Sorge zu tragen und gegebenenfalls richtigzustellen. Die Haftung von ibana für Fehler, die auf eine Verletzung der Pflichten von ibana, insbesondere der im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen, zurückzuführen sind, bleibt davon unberührt.
4.2
Dem Kunden ist bewusst, dass ibana die zur Verfügung gestellten Daten lediglich gemäß den Bestimmungen dieses Vertrages verarbeitet und in keinem Fall rechtlich oder in sonstiger Weise, insbesondere im Hinblick auf steuerliche Aspekte, prüft oder in irgendeiner Form von sich aus verändert. Eine entsprechende Prüfung obliegt alleine dem Kunden bzw. von dem Kunden hiermit beauftragen Dritten.
4.3
Der Kunde verpflichtet sich, die Software vertragsgemäß zu nutzen und weder an Dritte weiterzugeben noch sie in sonstiger Art und Weise Dritten zugänglich zu machen. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software zurückzuentwickeln, zu dekompilieren, zu disassemblieren, zu modifizieren, zu vervielfältigen oder Teile der Software zu benutzen, um eine separate Applikation zu erstellen.
4.4
Der Kunde hat darüber hinaus insbesondere folgende Pflichten und Obliegenheiten:
(a)
Der Kunde ist verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass die Eingabe und Übermittlung der Daten ordnungsgemäß, vollständig und wahrheitsgemäß erfolgt.
(b)
Der Kunde ist verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass die von ibana zur Verfügung gestellten Leistungen nicht missbräuchlich genutzt werden, sowie, dass die nationalen und internationalen Urheber- und Marken-, Patent-, Namens- und Kennzeichenrechte sowie sonstigen gewerblichen Schutzrechte und Persönlichkeitsrechte Dritter beachtet werden.
(c)
Der Kunde ist verpflichtet, die Nutzer rechtzeitig vor Beginn der Nutzung über die Einzelheiten dieses Vertrages, insbesondere über die Rechte und Pflichten nach Maßgabe dieses Vertrages zu unterrichten. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die Pflicht nach den nachfolgenden Pflichten zur rechtmäßigen Verarbeitung personenbezogener Daten.
(d)
Der Kunde ist verpflichtet sicherzustellen, dass, wenn er Daten Dritter (Mitarbeiter, Kunden des Kunden etc.) durch ibana auslesen lässt, eine solche Nutzung nicht ohne Zustimmung dieses Dritten vorgenommen wird, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
(e)
Der Kunde hat alle Störungen und Ungereimtheiten, die er im Zusammenhang mit der von ibana erbrachten Leistungen wahrnimmt, unverzüglich an ibana zu melden.
(f)
Soweit der Kunde im Rahmen der Nutzung der Leistungen von ibana personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt und kein gesetzlicher Erlaubnistatbestand eingreift, ist die erforderliche Einwilligung des jeweils Betroffenen einzuholen.
(g)
Persönliche Zugangsdaten (Kennwort und Passwort) dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden und sind vor dem Zugriff durch Dritte geschützt aufzubewahren. Sie müssen zur Sicherheit vor der ersten Inbetriebnahme sowie sodann in regelmäßigen Abständen geändert werden. Soweit Anlass zu der Vermutung besteht, dass unberechtigte Personen von den Zugangsdaten Kenntnis erlangt haben, hat der Kunde ibana hierüber unverzüglich in Kenntnis zu setzen und die Zugangsdaten unverzüglich zu ändern.
5
Datenschutz und geistiges Eigentum
5.1
Der Kunde und ibana schließen bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung den in Anlage 1 beigeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Der Kunde verpflichtet sich, sämtliche für die unter dem Auftragsverarbeitungsvertrag erfolgte Datenverarbeitung relevanten Änderungen ibana unverzüglich bekannt zu geben.
5.2
Vorbehaltlich der Einhaltung dieser AGB und der Bezahlung des anfallenden Entgelts erhält der Kunde für die Vertragslaufzeit das nicht exklusive, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, die im Vertrag genannten Softwarelösungen ausschließlich für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Eine darüber hinausgehende Verwendung der Software ist dem Kunden nicht gestattet und bedarf jedenfalls der ausdrücklichen Zustimmung seitens ibana.
5.3
ibana bleibt alleinige Rechteinhaberin, Lizenznehmerin sowie in jeder sonstigen Weise exklusiv berechtigt hinsichtlich des geistigen Eigentums, insbesondere Software einschließlich aller damit verbundenen Verwertungsrechte, das der Kunde von ibana bezieht. Durch das vom Kunden zu entrichtende Entgelt ist zugleich die Nutzung der von ibana zur Verfügung gestellten Software und des geistigen Eigentums abgegolten. Nach Vertragsbeendigung ist es dem Kunden untersagt, die von ibana erhaltene Software oder das sonstige geistige Eigentum weiterhin zu nutzen. Jede Weitergabe oder Übertragung von ibanas Software, des sonstigen geistigen Eigentums oder Teilen davon an Dritte ist nicht gestattet.
5.4
ibana verarbeitet Nutzungsdaten der Nutzer:innen des Kunden (z.B. Login-Verhalten, Funktionsnutzung) als eigenständig Verantwortliche zur Weiterentwicklung der Software und zur Kundenbetreuung. Diese Verarbeitung ist nicht Gegenstand des Auftragsverarbeitungsvertrags; Einzelheiten regelt die Datenschutzerklärung von ibana. Der Kunde informiert seine Nutzer:innen über diese Verarbeitung, insbesondere durch Hinweis auf die Datenschutzerklärung von ibana.
6
Schlussbestimmungen
6.1
Keine Partei ist berechtigt, ohne vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei die Geschäftsbeziehung oder ihre Rechte aus der Geschäftsbeziehung an einen Dritten abzutreten.
6.2
Sämtliche Änderungen der AGB oder des Bestellformulars haben schriftlich zu erfolgen (wobei eine einfache elektronische Unterschrift bzw. E-Mail ausreicht). Dies gilt auch für ein Abgehen von diesem Schriftformerfordernis. Abweichend davon kann ibana diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit die Änderung für den Kunden zumutbar ist und weder die Hauptleistungspflichten noch das Entgelt betrifft. ibana teilt dem Kunden die Änderungen mindestens sechs (6) Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist in Textform, gelten die Änderungen als angenommen; ibana weist den Kunden in der Mitteilung ausdrücklich auf diese Folge hin. Widerspricht der Kunde, gelten für ihn die bisherigen AGB fort; in diesem Fall sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens der Änderungen außerordentlich zu kündigen.
6.3
Der Kunde und ibana werden ihre Geschäftsbeziehung und deren Inhalt entsprechend der berechtigten Interessen beider Seiten geheim halten. Es ist dem Kunden strengstens untersagt, jegliche Details zur Funktionsweise und technischen Implementierung der Leistungen von ibana (einschließlich der Schnittstelle) an Dritte weiterzugeben. Ausgenommen davon ist die Weitergabe an (i) Abschluss- und Wirtschaftsprüfer:innen sowie steuerliche und rechtliche Berater:innen des Kunden, die beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, (ii) Behörden und Gerichte, soweit der Kunde dazu gesetzlich oder behördlich verpflichtet ist, sowie (iii) die für Informationssicherheit zuständigen Stellen des Kunden und seiner Konzerngesellschaften, insbesondere im Rahmen eines konzernweiten Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS), sofern diese zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Die Weitergabe ist jeweils auf das erforderliche Ausmaß beschränkt.
6.4
Die Geschäftsbeziehung zwischen dem Kunden und ibana endet automatisch, sobald ibana alle im Bestellformular vorgesehenen Leistungen erbracht und der Kunde das Entgelt vereinbarungsgemäß entrichtet hat. Zudem kann der Vertrag jederzeit von beiden Seiten aus wichtigem Grund gekündigt werden. Für Software-Subskriptionen findet Satz 1 keine Anwendung; deren Laufzeit, Verlängerung und ordentliche Beendigung richten sich ausschließlich nach Punkt 6.5 und dem Bestellformular.
6.5
Wurde die Geschäftsbeziehung zwischen dem Kunden und ibana auf unbestimmte Dauer eingegangen, können beide Parteien die Geschäftsbeziehung jeweils zum Quartalsende mit einmonatiger Kündigungsfrist schriftlich kündigen. Wurde die Geschäftsbeziehung zwischen dem Kunden und ibana auf bestimmte Dauer eingegangen, verlängert sich die Vertragsdauer jeweils automatisch um die ursprüngliche Vertragsdauer, sofern eine Partei nicht spätestens einen Monat vor Ablauf der ursprünglichen oder verlängerten Vertragsdauer die Geschäftsbeziehung schriftlich kündigt.
6.6
Die Geschäftsbeziehung, das Bestellformular und diese AGB unterliegen österreichischem Recht unter Ausschluss seiner Kollisions- und Verweisungsnormen sowie des Übereinkommens der Vereinten Nationen über den internationalen Warenkauf. Für alle Rechtsstreitigkeiten aus oder in Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung, dem Bestellformular und dieser AGB ist das für Handelssachen zuständige Gericht in Wien, Innere Stadt ausschließlich zuständig.
6.7
Sollte eine Bestimmung des Bestellformulars oder dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies nicht die Wirksamkeit oder Durchführbarkeit der übrigen Bestimmungen. In diesem Fall ist die unwirksame oder undurchführbare Bestimmung durch eine wirksame oder durchführbare Bestimmung zu ersetzen, die in ihrem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung möglichst nahekommt. Dasselbe gilt für eine allfällige Lückenschließung im Bestellformular oder in diesen AGB.
6.8
Keine der Parteien haftet für die Nichterfüllung oder Verzögerung bei der Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen, wenn diese auf Ereignisse zurückzuführen sind, die außerhalb der zumutbaren Kontrolle der betroffenen Partei liegen ("höhere Gewalt"). Dazu zählen, jedoch nicht ausschließlich, Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Terrorakte, behördliche Anordnungen, Cyberangriffe (sofern diese nicht auf eine Verletzung der im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen durch die betroffene Partei zurückzuführen sind), Ausfälle von Telekommunikationsdiensten oder andere unvorhersehbare und unvermeidbare Ereignisse.
6.9
Haftung
(a)
ibana unterhält eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von EUR 1.000.000 und verpflichtet sich, diese für die Dauer des Vertrags aufrechtzuerhalten. Für Schäden, die von dieser Versicherung gedeckt sind, ist die Haftung von ibana mit der Deckungssumme begrenzt; eine darüber hinausgehende Haftung übernimmt ibana nicht.
(b)
Für Schäden, die nicht von der Versicherung nach Punkt (a) gedeckt sind, ist die Haftung von ibana, gleich aus welchem Rechtsgrund, insgesamt mit dem Entgelt begrenzt, das der Kunde in den zwölf (12) Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis an ibana gezahlt hat.
(c)
Bei leichter Fahrlässigkeit haftet ibana nicht für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Folgeschäden und Schäden aus Ansprüchen Dritter.
(d)
Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter:innen, Erfüllungsgehilfen und Unterauftragnehmer von ibana. Die besonderen Haftungsregelungen unter Punkt 3.3 bleiben unberührt, ebenso die Haftung nach Art. 82 DSGVO, soweit diese nicht vertraglich beschränkt werden kann.
7
Anlagenverzeichnis
Anlage 1 - Auftragsverarbeitungsvertrag
Stand: 13.10.2026