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Offene Forderungen: Verbesserter Kontoabgleich

Wir haben unseren Abgleichsalgorithmus deutlich weiterentwickelt, um noch genauere Zuordnungsergebnisse zu liefern.

Zusätzlich zum automatischen Matching von Ausgangsrechnungen und Banktransaktionen zeigt ibana jetzt Zuordnungsempfehlungen, wenn für eine Banktransaktion mehrere Rechnungen in Frage kommen.

In der Banktransaktionsansicht sehen Sie die empfohlene Rechnung direkt in der Tabelle und können sie mit einem Klick zuordnen.

So arbeiten Sie schneller im Abgleich und behalten bei unsicheren Fällen trotzdem die Kontrolle.

Rechnungen in neuem Tab öffnen

Öffnen Sie Rechnungsdetails, ohne Ihre Position in der Tabelle zu verlieren. Sie können Rechnungen jetzt in einem neuen Browser-Tab öffnen.

Sie können eine Rechnung in einem neuen Tab öffnen mit:

• Rechtsklick und im neuen Tab öffnen
• Cmd+Klick auf macOS

Das ist derzeit in der Rechnungstabelle verfügbar, wo diese Funktion am häufigsten benötigt wird.

Teilweiser Rechnungsexport

Sie können jetzt nur die Rechnungen exportieren, die Sie wirklich brauchen. Auf den Exportseiten ist die Rechnungstabelle auswählbar, sodass Sie eine Teilmenge auswählen und ein neues Exportpaket erstellen können.

So lassen sich Teilausporte einfach erstellen, ohne alles herunterladen zu müssen.

Automatischer UID Check

UID-Verifizierungsergebnisse sind jetzt leichter zu finden, damit Sie Gegenparteien schneller bestätigen können.

Sie sehen den Verifizierungsstatus in:

• Der Rechnungsansicht
• Der Gegenparteien-Tabelle

Rechen in ibana

Sie können jetzt einfache Rechnungen direkt in Betragsfeldern in der Rechnungsansicht und in Splits eingeben.

Unterstützte Operatoren:

• Addition +
• Subtraktion -
• Multiplikation *
• Division /

Das Feld berechnet das Ergebnis automatisch.

Mehr Kostenstellen-Dimensionen

Sie können Rechnungen jetzt mit zwei zusätzlichen Kostenstellen-Dimensionen erfassen.

Das ist neu:

• Zwei neue Dimensionen (KOST3 und KOST4)
• Individuelle Labels in den Organisationseinstellungen
• Dropdowns erscheinen nur, wenn aktive Werte vorhanden sind
• Prognosen werden bei der Rechnungs-Erkennung unterstützt
• Exporte enthalten die neuen Dimensionen (BMD und ibana CSV)

Automatische Aufteilung nach Steuersatz

Rechnungen, die mehrere Steuersätze enthalten, werden jetzt automatisch nach Steuersatz aufgeteilt.

Das hält die Daten sauber und spart Ihnen manuelle Aufteilung.

Geschäftsjahr

Sie können nun den Startmonat Ihres Geschäftsjahres in den Organisationseinstellungen festlegen. Der Standard bleibt Januar.

Das ist besonders für Exporte (BMD und DATEV) wichtig, die nun sauber an Ihr Geschäftsjahr angepasst werden.

Freigabe-Details im Export-PDF

Das Zusammenfassungs-PDF, das an exportierte Rechnungen angehängt wird, enthält jetzt alle Freigabe-Informationen.

Es zeigt nun:

• Jeden Freigabeschritt
• Wer freigegeben hat und wann
• Kommentare aus dem Freigabeprozess

Netto oder Brutto für Splits

Beim Aufteilen einer Rechnung können Sie jetzt wählen, ob Sie Netto- oder Bruttobeträge eingeben.

Die Auswahl gilt für alle Splits und ibana berechnet Summen und Steuern automatisch.

Transaktionen manuell erstellen

Die manuelle Transaktionserstellung ist zurück. Wenn Sie Zugriff auf das Transaktionsmodul haben, können Sie Transaktionen nun direkt anlegen.

Eine neue Aktion im Transaktions-Dashboard und in der Tabelle aller Transaktionen öffnet einen rechten Bereich in voller Höhe, in dem Sie die Details erfassen.

Wechselkurs und EUR-Wert in der Rechnungsansicht

Bei Nicht-EUR-Rechnungen sehen Sie den Wechselkurs und den EUR-Wert direkt unter dem Betragsfeld.

Der Wechselkurs wird aus dem täglichen EZB-Kurs bezogen. Sie können entweder den EUR-Wert oder den Wechselkurs bearbeiten und ibana berechnet den anderen Wert automatisch.

Automatische Freigabe-Workflow-Auswahl

Admins können die automatische Freigabe-Workflow-Auswahl aktivieren. Wenn alle notwendigen Daten vorhanden sind, wählt ibana den passenden Workflow automatisch aus und startet ihn.

Sie können Prioritätsregeln definieren und optional ibana AI nutzen, die den Workflow anhand bisheriger Entscheidungen wählt (z. B. gleiche Gegenpartei und Kostenstellen). Das reduziert manuelle Zuordnung und beschleunigt Freigaben.

Regeln für Freigabeschritte

Freigabe-Workflows unterstützen jetzt betragsbasierte Aktivierungsregeln für einzelne Schritte.

Zum Beispiel können Sie eine CFO-Freigabe erst ab einem bestimmten Betrag verlangen. Das macht Workflows präziser, ohne mehr manuellen Aufwand.

Neues Rollensystem

Das Berechtigungssystem erlaubt Admins nun eine feinere Steuerung für Nutzer. Statt einer festen User-Rolle können Admins genau festlegen, auf welche Module ein Nutzer zugreifen darf.

So erhalten Teams mehr Flexibilität, während die Admin-Rolle unverändert bleibt.

Insights v1

Insights v1 führt eine neue Möglichkeit ein, Ausgaben- und Einnahmentrends auf Basis der Rechnungen im System zu analysieren.

Sie können:

• Ausgaben und Einnahmen in einem Balkendiagramm nach Monat, Quartal oder Jahr anzeigen
• Eine Detailtabelle unter dem Diagramm mit Aufschlüsselungen nach Kostenstellen und Gegenparteien sehen
• Kategorien durchsuchen und einklappen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren

Verbesserte Duplikat-Erkennung

Wir haben die Rechnungs-Duplikat-Erkennung verbessert, um zuverlässiger zu sein und potenzielle Duplikate prominenter anzuzeigen.

Das System verwendet jetzt mehrere Felder zur Duplikat-Erkennung:

• Lieferant
• Rechnungsnummer
• Datum
• Betrag

Diese Multi-Feld-Analyse sorgt für genauere Duplikat-Erkennung bei weniger Fehlalarmen. Potenzielle Duplikate werden jetzt prominenter in der Benutzeroberfläche angezeigt, wodurch sie schneller erkannt und bearbeitet werden können.

Präzisere Empfänger-Auswahl

Konfigurieren Sie Ihre UID in den Einstellungen, um ibana dabei zu helfen, Rechnungsaussteller und Rechnungszahler genauer zu unterscheiden.

Bei der Verarbeitung von Rechnungen liest ibana zwei UIDs - eine vom Rechnungsaussteller und eine vom Rechnungszahler. Bisher verwechselte das System manchmal diese beiden Rollen und identifizierte fälschlicherweise den Zahler als Aussteller.

Jetzt können Sie Ihre eigene UID in den Einstellungen eingeben. Dies ermöglicht es ibana zu erkennen, welche UID zu Ihnen (dem Rechnungszahler) gehört und die andere UID korrekt als Rechnungsaussteller zu identifizieren.

Diese einfache Konfiguration verbessert die Genauigkeit der Empfänger-Auswahl erheblich und stellt sicher, dass Rechnungen ordnungsgemäß kategorisiert und verarbeitet werden.

Empfänger Zusammenführen

Sie können jetzt Empfänger in Ihrer Datenbank mit vollständiger Kontrolle über den Prozess zusammenführen. Wählen Sie beliebige zwei Empfänger aus und kombinieren Sie sie zu einem, während Sie genau entscheiden, welche Daten erhalten bleiben sollen.

So funktioniert es:

1. Empfänger auswählen: Wählen Sie die zwei Empfänger aus Ihrer Datenbank aus, die Sie zusammenführen möchten
2. Zusammenführung starten: Klicken Sie auf die Zusammenführungsoption, um den Prozess zu beginnen
3. Konflikte überprüfen: ibana zeigt Ihnen alle Felder an, in denen sich die Daten zwischen den beiden Empfängern unterscheiden
4. Daten auswählen: Für jedes konfliktbehaftete Feld wählen Sie aus, welche Version Sie im zusammengeführten Empfänger behalten möchten
5. Zusammenführung abschließen: Bestätigen Sie Ihre Auswahl und die Empfänger werden kombiniert

Dies gibt Ihnen vollständige Kontrolle über den Zusammenführungsprozess und stellt sicher, dass Sie genau die Daten behalten, die Sie möchten. Keine Informationen gehen verloren oder werden automatisch überschrieben - Sie treffen jede Entscheidung darüber, was bleibt und was geht.

Die Funktion ist perfekt für die Bereinigung Ihrer Empfängerdatenbank, wenn Sie Duplikate entdecken, und gibt Ihnen die Flexibilität, den perfekten kombinierten Datensatz zu erstellen.