Was ist neu bei ibana

Wir freuen uns, die ibana Mobile App zu launchen — ein wichtiger Meilenstein, der deine Finanzprozesse auf dein iPhone oder Android-Smartphone bringt.

Ob unterwegs, im Meeting oder vom Schreibtisch weg — du kannst jetzt direkt von deinem Handy handeln:

• Rechnungen freigeben — eingehende Rechnungen prüfen und freigeben, ohne auf den nächsten Arbeitsplatz warten zu müssen
• Belege erfassen — einfach ein Foto machen und ibana übernimmt den Rest: automatische Datenerkennung, Kategorisierung und Weiterleitung zur Freigabe
• Finanzen im Blick behalten — klarer Überblick über Neues, Offenes und was deine Aufmerksamkeit braucht

Die App ist ab sofort für iPhone und Android verfügbar.

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Beim Bearbeiten von Rechnungen müssen häufig Belege wie Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen geprüft werden. Bisher bedeutete das: Datei herunterladen oder in einem neuen Tab öffnen.

PDF-Anhänge lassen sich jetzt direkt in der Rechnungsansicht vorschauen. Das Dokument öffnet sich in einem Panel neben den Rechnungsdetails – so kannst du alles auf einen Blick vergleichen, ohne die Seite zu verlassen.

Company cards are the part of company spending that usually lives outside the finance tool: a statement arrives as a PDF or CSV, someone matches each line to a receipt by hand, and the missing ones get chased over chat.

The Payment Cards module brings that into ibana.

From statement to bookkeeping

• Import statements as PDF or CSV — or let them arrive by email like any other document. Upload progress and extraction are visible while it runs.
• Automatic matching between card transactions and the invoices or receipts already in ibana. Upload a receipt against a transaction and ibana tries to match it straight away.
• Missing invoices view so you can see at a glance which transactions still have no receipt, and remind the card owner instead of chasing them manually.
• Export for bookkeeping with the same accounting setup you already use for invoices, so card spending reaches your accounting system the same way invoices do.

Managing the cards themselves

Cards can be created, archived and given an expiration date. Card access has its own permissions, so you can let people see their own card without opening up the rest of finance.

Card transactions also handle the details that break simple matching: fees extracted from the statement, credit notes, and FX rates taken from the statement rather than the invoice.

Read more in the documentation: Kartenabrechnungen.

Wiederkehrende Eingangsrechnungen lassen sich jetzt direkt in ibana als Dauerrechnung verwalten. In den Rechnungsdetails können Sie festlegen, dass eine Rechnung in einem bestimmten Rhythmus automatisch erneut erzeugt und verbucht wird.

Dabei definieren Sie unter anderem:

• in welchem Intervall die Rechnung erneut erstellt werden soll
• wie lange die Dauerrechnung laufen soll
• ob erzeugte Rechnungen direkt freigegeben sind oder erneut geprüft werden müssen

So verwalten Sie Miete, Leasing oder andere wiederkehrende Rechnungen deutlich einfacher, ohne sie jeden Monat manuell neu anlegen oder außerhalb von ibana organisieren zu müssen.

Mehr dazu in der Dokumentation: Dauerrechnungen.

Für Lieferantengutschriften können Sie jetzt festlegen, dass der Betrag automatisch von der nächsten Zahlung an diesen Lieferanten abgezogen wird.

ibana übernimmt die Verrechnung dann automatisch, sodass Gutschriften und vorhandene Lieferantenguthaben nicht mehr separat nachverfolgt oder manuell bei der nächsten Zahlung berücksichtigt werden müssen.

So bleiben offene Beträge korrekt, und das Management von Gutschriften im Kreditorenprozess wird deutlich einfacher.

ibana warnt jetzt, wenn eine Rechnung einen Steuersatz verwendet, der für das ausgewählte Land nicht gültig ist.

Wenn eine Rechnung zum Beispiel Österreich zugeordnet ist und einen Steuersatz von 19 % enthält, zeigt ibana eine Warnung an, weil 19 % in Österreich kein gültiger Steuersatz ist.

So kann Ihr Team eine falsche steuerliche Behandlung früher erkennen und Fälle vermeiden, in denen Vorsteuer nicht geltend gemacht werden kann.

Sie können jetzt Steuerregistrierungen für Länder zusätzlich zum Sitz Ihres Unternehmens hinterlegen und direkt auf Rechnungen auswählen.

Das ist hilfreich, wenn Ihr Unternehmen in einem Land ansässig ist, aber auch in anderen Ländern steuerlich registriert ist, zum Beispiel in Deutschland oder Frankreich. Wenn eine Rechnung zu einer dieser Registrierungen gehört, können Sie sie in ibana jetzt entsprechend zuordnen.

ibana verwendet dann den passenden Steuersatz und Steuercode für diese Registrierung und berücksichtigt sie korrekt im BMD-Export.

So behalten Teams bei grenzüberschreitenden Rechnungen den Überblick und vermeiden spätere manuelle Korrekturen.

Für exportbereite Rechnungen gibt es jetzt eine eigene Listenansicht, die speziell für Buchhalter:innen entwickelt wurde.

Bisher wurden diese Rechnungen nur in einer Tabelle angezeigt. In der neuen Ansicht lassen sich exportbereite Rechnungen deutlich schneller durchgehen und darauf prüfen, ob die erfassten Daten zur Rechnung selbst passen.

Sie können die Rechnungen nacheinander öffnen, die Buchungsdaten in einer strukturierten Liste auf der linken Seite sehen und das Rechnungs-PDF direkt rechts daneben anzeigen.

So lassen sich exportbereite Rechnungen schneller kontrollieren, fehlende Angaben leichter erkennen und alle Daten vor dem Export effizient verifizieren.

Rechnungssplits unterstützen jetzt negative Beträge.

Das ist hilfreich für Rückerstattungen oder andere Fälle, in denen ein Teil einer Rechnung den Gesamtbetrag reduzieren soll, statt ihn zu erhöhen.

Negative Splits werden in der Rechnungsansicht zusätzlich visuell hervorgehoben, damit sie sofort erkennbar sind.

So lassen sich Sonderfälle korrekt abbilden, ohne den Überblick über die Split-Details zu verlieren.

In der Rechnungsansicht werden jetzt Steuerbeträge und Nettobeträge direkt im Betragsbereich angezeigt.

Bisher hat ibana dort nur den Bruttobetrag zusammen mit dem Steuersatz angezeigt, um die Ansicht bewusst einfach zu halten.

Jetzt sehen Sie die vollständige Aufschlüsselung auf einen Blick, ohne die Beträge selbst nachrechnen zu müssen.

So lassen sich Rechnungsdetails schneller prüfen und Summen leichter nachvollziehen.